Jedną z korzystnych zmian w systemie KSeF 2.0, jest tzw. tryb offline24. Jest to rozwiązanie, które ma być odpowiedzią na wyzwania związane z dostępnością systemu KSeF i ryzykiem braku możliwości wystawiania faktur, w sytuacji gdy system będzie przeciążony. W trybie offline24 podatnicy będą mogli najpierw wysłać fakturę ustrukturyzowaną do kontrahenta, w sposób z nim uzgodniony, a dopiero później wgrać ją do KSeF.
Nie jest to jednak takie proste. W przypadku relacji B2B wysłanie faktury nastąpi poza KSeF, jednakże jej otrzymanie będzie możliwe wyłącznie poprzez KSeF.
Czyli w końcu tryb offline, czy nie?
Wystawienie faktury w trybie offline24
Faktura wysyłana w trybie offline24 będzie musiała być wystawiona w formacie zgodnym ze strukturą logiczną FA(3). Będzie to więc taka sama faktura, jak ta wystawiana i wysyłana
w systemie on-line.
Kluczowe zasady działania systemu offline24 są następujące:
- Data wystawienia to dzień wskazany przez podatnika w polu P_1, niezależnie od daty przesłania faktury do KSeF.
- Obowiązek przesłania faktury do KSeF musi zostać zrealizowany nie później niż
w kolejnym dniu roboczym po wysłaniu faktury do kontrahenta poza KSeF. - Faktura będzie musiała być oznaczona kodami QR (B2C, kontrahenci zagraniczni), jeden kod będzie potwierdzał tożsamość wystawcy faktury, drugi kod będzie potwierdzał, że mamy do czynienia z fakturą wysłaną do systemu KSeF.
Wysłanie faktury w trybie offline24 – B2B
W przypadku sprzedaży na rzecz podatników VAT, faktura wystawiana i wysłana w trybie offline24 będzie dostarczona kontrahentowi wyłącznie za pośrednictwem KSeF. Przesłanie jej w inny sposób, np. w wiadomości e-mail, czyli poza systemem KSeF, będzie dopuszczalne, ale tu uwaga – takie działanie nie będzie stanowiło przekazania faktury w rozumieniu ustawy. Będzie to jedynie czynność o charakterze pomocniczym, technicznym, która może wywoływać skutki np. co do terminu płatności. Faktura będzie wysłana dopiero w momencie wgrania do systemu KSeF.
Datą wystawienia faktury będzie data z pola P_1, ale już datą otrzymania faktury przez kontrahenta będzie moment nadania jej numeru w KSeF, niezależnie od momentu, w którym kontrahent otrzyma fakturę poza systemem KSeF.
Odliczenie VAT możliwe będzie dopiero po wpływie faktury do systemu i nadaniu jej numeru KSeF.
Wysłanie faktury w trybie offline24 – B2C, podmioty zagraniczne
W przypadku transakcji z konsumentami, odbiorcami zagranicznymi (którzy nie mają obowiązku wystawiania lub przyjmowania faktur w KSeF) lub podmiotami zwolnionymi z VAT, faktura może zostać udostępniona poza KSeF, w dowolnej uzgodnionej z nabywcą formie. W takim przypadku datą otrzymania faktury będzie moment jej rzeczywistego udostępnienia kontrahentowi poza KSeF. Datą wystawienia faktury będzie data z pola P_1.
Faktury przekazywane w trybie offline24 będą musiały zostać oznaczone dwoma kodami QR: pierwszy kod umożliwi dostęp dla kontrahenta do faktury w KSeF, drugi będzie potwierdzał autentyczność i integralność dokumentu.
Podsumowując, tryb offline24 stanowi ważny element systemu KSeF, który mityguje ryzyka związane z jego przepustowością, w szczególności w sytuacjach, gdy klient wymaga natychmiastowego otrzymania faktury, a jest poza obowiązkowym systemem KSeF.
Należy jednak ostrożnie planować procesy związane z otrzymywaniem faktur w tym trybie, ponieważ łatwo o pomyłkę co do dat otrzymania i momentu rozliczenia.
Chcesz dołączyć do zespołu konsultacyjnego projektu Nowej Ustawy VAT? Napisz do nas: kontakt@nowaustawavat.pl
Wesprzyj projekt. Dowiedz się, jak możesz to zrobić: Finansowo – Nowa Ustawa VAT
Podobne artykuły:
Dlaczego chcemy wdrożyć ideę „law as code” w Nowej Ustawie VAT? Koncepcja „law as code” jest w Polsce właściwie nie [...]
Zespół ekspertów opracował ósmy rozdział Nowej ustawy o VAT w całości zgodnie z ideą „Law as code”. Jest to metoda [...]
Co szykuje Ministerstwo Finansów dla podatników w nowelizacji ustawy o VAT? O tym w najnowszym odcinku podcastu „Co z tym [...]