Podsumujmy najważniejsze informacje o systemie KSeF

KSeF to największa zmiana w fakturowaniu od 30 lat

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nie jest kolejny obowiązek „techniczny”. To fundamentalna zmiana modelu fakturowania w Polsce. Znika dowolność formatów, sposobów przesyłania i archiwizacji faktur. Faktura przestaje być plikiem PDF lub dokumentem papierowym, staje się zestawem danych zapisanych w ściśle określonej strukturze XML, przesyłanym wyłącznie przez państwowy system teleinformatyczny. Od wejścia w życie KSeF, Krajowa Administracja Skarbowa staje się pośrednikiem w obrocie fakturami B2B.

Czym dokładnie jest KSeF?

KSeF to centralna platforma służąca do:

• wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
• przesyłania faktur,
• odbierania faktur,
• przechowywania faktur przez administrację skarbową.

Model obiegu wygląda następująco: sprzedawca → KSeF → nabywca. W momencie wysłania faktury do KSeF i nadania fakturze numeru, wchodzi ona do obrotu prawnego i zostaje w KSeF na 10 lat.

Przy czym KSeF nie weryfikuje merytorycznie faktur. Nie sprawdza, czy transakcja miała miejsce, czy kwoty są prawidłowe ani czy faktura nie jest „pusta”. System bada wyłącznie zgodność techniczną ze schemą i uprawnienia wystawcy.

Kogo obejmuje obowiązek KSeF?

Co do zasady KSeF dotyczy:

• wszystkich podatników VAT (czynnych i zwolnionych),
• posiadających siedzibę działalności gospodarczej w Polsce lub
• stałe miejsce prowadzenia działalności (fixed establishment) w Polsce, które bierze udział w transakcji.

Sama rejestracja dla celów VAT w Polsce nie przesądza o obowiązku KSeF.

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?

To jeden z najczęściej mylonych elementów.

• 1 lutego 2026 r. – wszyscy podatnicy muszą być gotowi do odbierania faktur w KSeF,
• 1 lutego 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla największych podatników (sprzedaż > 200 mln zł brutto w 2024 r.),
• 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla pozostałych podatników.

W praktyce oznacza to jedno: KSeF działa dla wszystkich od 1 lutego 2026 r., ponieważ każdy podatnik może już wtedy otrzymać fakturę przez system, np. za paliwo, energię czy usługi telekomunikacyjne .

Faktura ustrukturyzowana – co to naprawdę oznacza?

Faktura ustrukturyzowana jest:

• wystawiona i przesłana przy użyciu KSeF,
• wystawiona w pliku XML,
• zgodna ze wzorcową strukturą FA(3),
• posiadająca nadany numer KSeF.

Schema FA(3) zawiera kilkaset pól, ponieważ jest jednym uniwersalnym wzorem dla niemal wszystkich typów faktur (zwykłe, zaliczkowe, korygujące, WDT, eksport, VAT marża).

Pola te dzielą się na:

• obligatoryjne – brak = odrzucenie faktury,
• opcjonalne – wymagane przy spełnieniu warunku ustawowego,
• fakultatywne – niewymagane przez VAT, ale często istotne biznesowo lub umownie.

Faktury poza KSeF – kiedy to możliwe?

Faktura ustrukturyzowana istnieje wyłącznie w KSeF.

Poza systemem można przekazać jedynie:

• wizualizację faktury z nadanym numerem KSeF i kodem QR,
• albo – gdy numer nie został jeszcze nadany – potwierdzenie transakcji (to nie jest faktura i nie daje prawa do odliczenia VAT) .

Faktury B2C:

• nie muszą być wystawiane w KSeF,
• ale mogą – decyzja należy wyłącznie do sprzedawcy.

Poza KSeF pozostaną faktury wystawiane przez podmioty, które nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, czyli w szczególności faktury dotyczące WNT, importu usług czy faktury od podmiotów zarejestrowanych dla celów VAT w Polsce, które nie mają w Polsce siedziby ani FE.

Sankcje i okres przejściowy

2026 jest rokiem przejściowym. W tym czasie:

• nie będą miały zastosowania administracyjne kary pieniężne z ustawy o VAT za błędny w stosowaniu KSeF,
• można będzie wystawiać faktury w formie papierowej, jeśli będą one wystawiane za pomocą kas rejestrujących,
• można będzie wystawiać faktury uproszczone w postaci paragonów z NIP,
• podmioty, których sprzedaż nie przekroczy miesięcznie kwoty 10 000 zł (razem z VAT) nie będą musiały wystawiać faktur przez KSeF,
• nie będzie trzeba w tytule przelewu wskazywać numeru KSeF faktury.

Cyberbezpieczeństwo KSeF

Każdy podatnik korzystający z KSeF musi być świadomy zagrożeń, związanych z cybebezpieczeństwem KSeF.

Najważniejsze ryzyka:

• fałszywe poczucie bezpieczeństwa („skoro z KSeF, to prawdziwa”),
• przez KSeF będą przechodziły puste faktury, które mogą być elementem karuzeli podatkowej,
• jeśli oszust przejmie dane służące do uwierzytelniania się w KSeF (w szczególności certyfikat KSeF), będzie mógł przejąć cyfrową tożsamość w KSeF i będzie mógł wystawiać faktury podszywając się pod ofiarę, żeby wyłudzać pieniądze od kontrahentów,
• KSeF umożliwi bardzo proste wysłanie masowych faktur na niskie kwoty, które będą służyły wyłudzaniu pieniędzy.

KSeF nie chroni przed oszustwami – procedury należytej staranności i cyberhigiena pozostają kluczowe.

Co trzeba zapamiętać w związku ze starem KSeF?

• KSeF to zmiana procesowa, nie tylko IT.
• Od 1 lutego 2026 r. każdy musi umieć odbierać faktury z KSeF.
• Faktura ustrukturyzowana istnieje dopiero z nadanym numerem KSeF.
• KSeF nie sprawdza poprawności merytorycznej faktur.
• Należy zadbać o bezpieczeństwo pracy z KSeF. Ważne będą procedury należytej staranności i świadomość zagrożeń cyfrowych wynikających z KSeF.
• Rok 2026 to okres przejściowy, warto go wykorzystać na pełne przygotowanie się na 2027 r.

---

Autor artykułu: Zbigniew Makowski – Prezes Zarządu Instytutu Finansów i Podatków Publicznych, główny autor Nowej Ustawy VAT

Chcesz dołączyć do zespołu ekspertów pracujących nad projektem Nowej Ustawy VAT? Napisz do nas: kontakt@nowaustawavat.pl

Wesprzyj projekt. Dowiedz się, jak możesz to zrobić: https://nowaustawavat.pl/finansowo/