Mechanizm podzielonej płatności (split payment) w dobie KSeF

Mechanizm podzielonej płatności (MPP, split payment) funkcjonuje w polskim systemie VAT od 1 lipca 2018 r. Początkowo miał on charakter dobrowolny, natomiast od 1 listopada 2019 r. został wprowadzony obowiązkowy MPP dla wybranych transakcji obejmujących towary i usługi wskazane w załączniku nr 15 do ustawy o VAT (przykłady poniżej), jeżeli wartość faktury przekracza 15 000 zł.

Istota mechanizmu podzielonej płatności
Istota mechanizmu jest stosunkowo prosta – płatność za fakturę zostaje podzielona na dwie części. Kwota netto trafia na rachunek rozliczeniowy sprzedawcy, natomiast kwota VAT na jego specjalny rachunek VAT. Kwoty zgromadzone na tym ostatnim rachunku mogą być wydatkowane na ustawowo wskazane cele, przede wszystkim związane z realizacją rozliczeń podatkowych. Rozwiązanie to zostało wprowadzone przede wszystkim jako narzędzie ograniczające nadużycia i wyłudzenia podatku VAT.

Obowiązkowy mechanizm podzielonej płatności obejmuje wybrane branże i grupy towarów oraz usług uznawane za szczególnie narażone na nadużycia podatkowe. Przykładowo dotyczy on m.in. sprzedaży stali i wyrobów stalowych, elektroniki (np. telefonów komórkowych, laptopów czy konsol do gier), paliw, części samochodowych, złomu, metali szlachetnych, a także szeregu usług budowlanych.

Źródło problemów z MPP
Pomimo kilku lat funkcjonowania obowiązkowego MPP, w praktyce nadal pojawiają się wątpliwości dotyczące prawidłowej identyfikacji transakcji objętych tym mechanizmem. Jednym z powodów jest bardzo szeroki oraz często zmieniający się asortyment oferowany przez przedsiębiorców. W wielu organizacjach każdorazowe przypisanie nowego produktu lub usługi do odpowiedniego kodu PKWiU oraz weryfikacja, czy dana pozycja znajduje się w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, stanowi istotne wyzwanie operacyjne. Ryzyko błędnej kwalifikacji dodatkowo wzrasta w przypadku podmiotów prowadzących sprzedaż tysięcy różnych produktów jednocześnie.

Źródłem praktycznych problemów jest również próg 15 000 zł. W wielu przypadkach ocena obowiązku zastosowania MPP nie ogranicza się do pojedynczej pozycji faktury, lecz wymaga analizy całej transakcji lub występujących krótko po sobie zamówień realizowanych przez sprzedawcę jednocześnie. Organy podatkowe od lat podkreślają, że sztuczne dzielenie dostaw lub świadczeń na kilka faktur wyłącznie w celu uniknięcia przekroczenia ustawowego progu nie jest dopuszczalne. W konsekwencji podatnicy niejednokrotnie muszą oceniać nie tylko charakter sprzedawanych towarów lub usług, ale również gospodarczy kontekst całej transakcji.

„Profilaktyczne” oznaczanie wszystkich faktur adnotacją MPP
Z tego względu wielu przedsiębiorców wypracowało praktyczne rozwiązanie polegające na umieszczaniu na wszystkich fakturach adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”, niezależnie od tego, czy w konkretnym przypadku obowiązek zastosowania MPP rzeczywiście występuje. Celem takiego podejścia jest przede wszystkim ograniczenie ryzyka błędów oraz uproszczenie procesów sprzedażowych, księgowych i płatniczych. Tym bardziej że sam mechanizm podzielonej płatności może być stosowany również dobrowolnie w przypadku transakcji nieobjętych obowiązkowym MPP.

Dotychczas takie podejście było powszechnie spotykane w praktyce obrotu gospodarczego. Wraz z wdrożeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur pojawiły się jednak pytania, czy możliwość „profilaktycznego” oznaczania wszystkich faktur adnotacją MPP pozostaje aktualna również w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych.
Wątpliwości te znalazły odzwierciedlenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 19 maja 2026 r. (nr 0112-KDIL1-3.4012.185.2026.1.KM), wydanej na wniosek podatnika planującego oznaczanie wszystkich faktur ustrukturyzowanych w KSeF wskazaniem „mechanizm podzielonej płatności”. Interpretacja ta pokazuje, że zagadnienie nadal budzi zainteresowanie podatników i pozostaje aktualnym problemem praktycznym w realiach obowiązkowego KSeF.

Podsumowanie
Split payment jest przykładem mechanizmu, którego wprowadzenie budzi istotne emocje związane z jego praktycznym zastosowaniem. O ile sama jego zasada jest stosunkowo prosta do zrozumienia, to uruchomienie jego stosowania wymagało zarówno wprowadzenia zmian przez banki (by z mechanizmu rynek w ogóle mógł skorzystać), jak i wprowadzenia zmian w systemach ERP (by zlecenie podzielonej płatności było w ogóle wykonalne z pozycji przedsiębiorcy). Związane z MPP i wymienione wyżej wątpliwości praktyczne wymusiły na dużej części rynku jego zastosowanie w szerszym, niż zakładały to przepisy, zakresie. Na szczęście wygląda na to, że wprowadzenie w 2026 roku obowiązkowego KSeF nie wymusi zmian w stosowaniu oznaczeń MPP na fakturach, w tym również w odniesieniu do jego dobrowolnego używania, niekiedy na wszystkich wystawionych przez podatnika fakturach.

Autor artykułu: Tomasz Wagner, doradca podatkowy, ekspert Instytutu Podatków i Finansów Publicznych