KSeF wchodzi w życie etapami – jednak wszyscy podatnicy muszą być gotowi już od 1 lutego 2026 r.

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest wprowadzany stopniowo.

• Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczyć będzie największych podatników, którzy w 2024 r. osiągnęli wartość sprzedaży (z VAT) powyżej 200 mln zł.
• Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania obejmie wszystkich podatników.

Na pierwszy rzut oka może się więc wydawać, że mniejszych firm zmiany te nie dotyczą aż do 1 kwietnia 2026 r. Skąd zatem stwierdzenie, że wszyscy podatnicy muszą szykować się na KSeF już od lutego 2026 r.?

Wystawianie a otrzymywanie faktur – kluczowa różnica

Etapy wdrożenia odnoszą się wyłącznie do wystawiania faktur w KSeF. Tymczasem każda faktura, która zostanie wystawiona w systemie, musi też zostać przez kogoś odebrana i w tym tkwi sedno sprawy. Od 1 lutego 2026 r. faktury wystawiane przez największych podatników będą mogły być przekazywane wyłącznie w KSeF – niezależnie od tego, kto jest nabywcą.

Nie ma przepisu, który ograniczałby obowiązek dużych podatników do fakturowania wyłącznie wobec innych „dużych”. Jeżeli duży podatnik sprzeda coś małemu, to fakturę i tak wystawi w KSeF. Oznacza to, że mały podatnik będzie musiał umieć ją odebrać i przetworzyć w swojej księgowości.

Czy dotyczy to faktur o każdej wartości?

Tak. Każda transakcja – nawet na niewielką kwotę – od 1 lutego 2026 r. będzie fakturowana w KSeF przez największych podatników. Odbiór takiej faktury będzie możliwy wyłącznie przez KSeF.

Dlaczego nie warto czekać do 2026 r.?

• 1 lutego 2026 r. to moment, w którym duzi podatnicy zaczną fakturować wyłącznie poprzez KSeF, a więc faktury wystawione na rzecz małych podatników również tam trafią.
• Różnica między 1 lutego 2026 r. a 1 kwietnia 2026 r. jest niewielka – to zaledwie dwa miesiące. Ten okres upłynie szybko, a przygotowanie systemów, dostosowanie procesów i przeszkolenie pracowników wymaga czasu i wysiłku.
• Im szybciej przedsiębiorcy zaczną testować rozwiązania, tym mniejsze ryzyko wystąpienia błędów i chaosu, gdy system stanie się obowiązkowy dla wszystkich.

Podsumowanie

Choć ustawodawca formalnie przewidział wprowadzenie KSeF etapami, w praktyce wszyscy podatnicy będą musieli zmierzyć się z nową rzeczywistością już od 1 lutego 2026 r. – ponieważ wtedy faktury od dużych kontrahentów będą dostępne wyłącznie
w systemie KSeF. Dlatego nie ma sensu czekać do ostatniej chwili. Zdecydowanie rekomendujemy, jak najszybsze przygotowanie się do zmian w procesach fakturowania.

Autor: Zbigniew Makowski – Prezes Zarządu Instytutu Finansów i Podatków Publicznych

Chcesz dołączyć do zespołu ekspertów pracujących nad projektem Nowej Ustawy VAT? Napisz do nas: kontakt@nowaustawavat.pl

Wesprzyj projekt. Dowiedz się, jak możesz to zrobić: Finansowo – Nowa Ustawa VAT