Czy na pewno mamy problem z wysyłką wizualizacji faktur?

W niedawnym artykule opublikowanym na infor.pl opisano kontrowersyjną interpretację indywidualną, która miałaby stawiać pod znakiem zapytania bezpieczeństwo wysyłania wizualizacji faktur ustrukturyzowanych w PDF. Jak opisuje i ostrzega Infor, jedna różnica może spowodować, że fiskus uzna wizualizację faktury za drugą fakturę i zażąda ponownej zapłaty VAT.

O jaką różnicę chodzi?
Z artykułu wynika, że we wniosku o interpretację wnioskodawca chciał się dowiedzieć, czy może wysyłać wizualizacje faktur ustrukturyzowanych, które to zawierają pewne różnice względem samej faktury ustrukturyzowanej. Dyrektor KIS uznał, że te różnice mogą wprowadzać odbiorcę w błąd, ponieważ wizualizacja PDF nie odzwierciedla w pełni faktury ustrukturyzowanej zapisanej w XML. Tutaj pojawia się pytanie: czy to stanowisko jest niebezpieczne dla podatników?

By odpowiedzieć na to pytanie, trzeba zacząć od podstaw.
W systemie KSeF istnieje obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Takie dokumenty są wystawiane w postaci pliku XML zgodnego ze strukturą logiczną FA(3). To właśnie ten plik XML, przesłany do KSeF i opatrzony odpowiednim numerem, jest faktycznie fakturą ustrukturyzowaną. PDF nie jest fakturą ustruktryzowaną w sensie technicznym. Jest jedynie wizualizacją danych zapisanych w XML, czyli jest obrazem faktury z pliku XML.

Taką wizualizację można pobrać z KSeF lub wygenerować samodzielnie i następnie, po opatrzeniu jej odpowiednimi kodami QR, można ją wysłać kontrahentowi, np. e-mailem. Ma to ogromne znaczenie praktyczne, ponieważ większość przedsiębiorców nadal chce widzieć „normalną” fakturę w formie czytelnego dokumentu.

Co wynika z interpretacji?
Pytanie zadane we wniosku o interpretację dotyczyło dwóch sytuacji. W pierwszej plik PDF zawiera dodatkowe informacje, niewystępujące w XML, czyli zawiera więcej danych niż faktura ustrukturyzowana.
Taka sytuacja co do zasady nie powinna budzić większych wątpliwości i z tym Ministerstwo Finansów się zgodziło. Można to porównać do klasycznej papierowej faktury, na której ktoś dopisuje długopisem dodatkową informację organizacyjną albo handlową. Samo dodanie dodatkowych treści do wizualizacji nie oznacza więc problemu podatkowego.

Problem pojawia się w sytuacji odwrotnej, czyli wtedy, gdy wizualizacja PDF nie pokazuje wszystkich informacji znajdujących się w pliku XML. I tutaj Ministerstwo Finansów zajęło stanowisko, że taka wizualizacja nie jest prawidłowym odzwierciedleniem faktury ustrukturyzowanej, ponieważ nie zawiera wszystkich danych z faktury ustrukturyzowanej, co może prowadzić do wątpliwości i ryzyka uznania tej wizualizacji za inną fakturę, niż sama faktura ustrukturyzowana.

W mojej ocenie nie jest to wcale tak absurdalne stanowisko, jak może się wydawać. Jeżeli PDF ma być wizualizacją faktury ustrukturyzowanej, to powinien odzwierciedlać jej treść 1:1. Jeżeli pewnych danych z XML w ogóle nie pokazujemy w wizualizacji, to rzeczywiście zaczyna powstawać pytanie, czym właściwie jest taki dokument. Daleki byłbym oczywiście od twierdzenia, że mamy tutaj do czynienia z „drugą fakturą” i ryzykiem powstania kolejnego VATu do zapłaty. Natomiast samo stwierdzenie, że niepełna wizualizacja nie spełnia swojej funkcji jako wierne odzwierciedlenie XML, jest już znacznie bardziej racjonalne.

Podsumowując, co robić w praktyce?
W praktyce oznacza to przede wszystkim jedno: twórcy systemów księgowych i programów do KSeF powinni zadbać o to, żeby generowane PDF-y pokazywały wszystkie dane zawarte w XML. To jest właściwie główny praktyczny wniosek z tej interpretacji. Dla podatników najważniejsza informacja jest natomiast taka: nie ma powodów do paniki.

Nikt nie kwestionuje możliwości przesyłania kontrahentom PDF-ów wygenerowanych z KSeF. Co więcej, same aplikacje rządowe umożliwiają pobieranie faktur w PDF, więc oczywiste jest, że można się nimi normalnie posługiwać w obrocie gospodarczym. Nie mamy więc do czynienia z żadną rewolucją.

Mamy raczej potwierdzenie dość intuicyjnej zasady: jeżeli coś nazywamy wizualizacją faktury z KSeF, to taka wizualizacja powinna odzwierciedlać wszystkie dane zapisane w pliku XML.

Autor artykułu: Zbigniew Makowski – Prezes Zarządu Instytutu Finansów i Podatków Publicznych, główny autor Nowej Ustawy VAT

Chcesz dołączyć do zespołu ekspertów pracujących nad projektem Nowej Ustawy VAT?

Napisz do nas: kontakt@nowaustawavat.pl

Wesprzyj projekt.

Dowiedz się, jak możesz to zrobić: https://nowaustawavat.pl/finansowo/