Czy mamy problem z przygotowaniem do KSeF?

KSeF wejdzie w życie za trzy miesiące, a biura księgowe nie są na to gotowe.

Business Insider opublikował bardzo ciekawy artykuł, z którego wynika, że nawet 69 proc. biur rachunkowych deklaruje brak gotowości na KSeF [1]. Jeśli rzeczywiście tak jest, to mamy problem.

 

KSeF to nie tylko nowy moduł do programu?

KSeF zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 r., ponieważ tego dnia wejdzie w życie obowiązek odbierania faktur przez wszystkich podatników, w tym także najmniejszych, którzy sami niczego nie wdrażają i liczą, że wszystkim zajmie się ich biuro księgowe.

A tymczasem, wdrożenie KSeF to nie jest tylko wprowadzenie nowego modułu do programu. Biuro księgowe tak łatwo z nowego zadania się nie wywiąże. KSeF to prawdziwa rewolucja w fakturowaniu, zarówno procesowa, prawna, jak i technologiczna jednocześnie. Zmienia nie tylko sposób wystawiania faktur, ale cały obieg dokumentów pomiędzy podatnikiem, a biurem rachunkowym.

Dlaczego KSeF to nie tylko zagadnienie techniczne?

KSeF spowoduje, że biura księgowe będą musiały wypracować nowe zasady współpracy z klientami. A co kluczowe podjąć decyzję, jaki proces obiegu faktur przyjąć, jaki model współpracy z kontrahentami wdrożyć i następnie uzgodnić te nowe zasady ze swoimi klientami.

Te decyzje są bardzo ważkie:

• Kto będzie odpowiedzialny za wystawianie faktur? Klient biura, czy samo biuro? Jeśli klient, to jak będzie przekazywał wystawione faktury do biura i jakich narzędzi będzie używał do wystawiania faktur w KSeF? Jeśli faktury wystawiać będzie biuro księgowe w imieniu swojego klienta, to jak będzie wyglądał proces akceptacji tych faktur?
• Kto będzie odpowiedzialny za odbieranie faktur z KSeF, klient biura, czy samo biuro? Jeśli klient biura, to jak ten klient będzie je odbierał, tzn. za pomocą jakiego oprogramowania i jak będzie je przekazywał do biura księgowego? Jeśli faktury odbierać z KSeF będzie biuro księgowe, to jak będzie wyglądał proces akceptacji merytorycznej tych faktur? To znaczy, jak klient będzie potwierdzał, czy faktury są związane z działalnością gospodarczą, czy to są w ogóle jego faktury, czy kwoty są zgodne z transakcją, itp.?

W zależności od podjętej decyzji klient będzie musiał nadać odpowiednie uprawnienia księgowym lub zachować je wszystkie u siebie i obsługiwać system KSeF samodzielnie.

Pamiętajmy, że w KSeF faktura to będzie plik xml. System KSeF nie pokaże żadnego PDF-a. Nie poinformuje o tym, że faktura zakupowa jest gotowa do pobrania. Bez odpowiedniego oprogramowania oraz procesu obsługi faktur, klient biura rachunkowego oraz sami księgowi będą mieli bardzo duży problem organizacyjny. Dodatkowo, KSeF zakłada również zmiany prawne – nieco inne będą zasady ustalania daty wystawienia faktury oraz daty jej odebrania.

Zmienić będą musiały się również pewne przyzwyczajenia, które są w tej chwili powszechne. Po wprowadzeniu faktury do KSeF nie będzie możliwości jej edycji, anulowania czy podmiany. Nie będzie można również antydatować faktur. Co oznacza  znacznie wyższy stopień dyscypliny wystawiania faktur, niż obecnie. To, co trafi do KSeF, pozostanie tam na stałe i będzie mogło zostać zmienione wyłącznie za pomocą faktury korygującej.

Kto się przygotuje wcześniej, ten zyska

KSeF to szansa na wprowadzenie innowacji i automatyzacji. Dzięki niemu zyskujemy jednolite, ustrukturyzowane dane o wszystkich fakturach — w czasie rzeczywistym.

To otwiera drzwi do wielu nowych funkcjonalności, np.:

• automatycznego księgowania (bez OCR),
• predykcji cash-flow i ryzyk podatkowych,
• szczegółowych audytów rozliczeń klientów biura.

Kto się przygotuje wcześnie, może więc zyskać dużą przewagę konkurencyjną. Kto się nie przygotuje, musi szykować się na duże problemy.

________________________________________________________________________________

Autor artykułu: Zbigniew Makowski – Prezes Zarządu Instytutu Finansów i Podatków Publicznych, główny autor Nowej Ustawy VAT

Chcesz dołączyć do zespołu ekspertów pracujących nad projektem Nowej Ustawy VAT? Napisz do nas: kontakt@nowaustawavat.pl

Wesprzyj projekt. Dowiedz się, jak możesz to zrobić: Finansowo – Nowa Ustawa VAT

 

[1] https://businessinsider.com.pl/prawo/podatki/raport-69-proc-biur-rachunkowych-niegotowych-na-ksef/m50y0yc.