Czemu wszyscy chcą korygować faktury do zera?

Jednym z najczęściej powracających pytań wśród księgowych i przedsiębiorców w kontekście korzystania z KSeF, jest sposób poprawiania błędów na fakturach. Problemy są bardzo praktyczne. Jak poprawić błędny numer rachunku bankowego? Jak poprawić informację o tym, że faktura nie została opłacona? Co zrobić, jeśli na fakturze wpisano błędną datę wystawienia? W wielu dyskusjach pierwsza odpowiedź brzmi niemal zawsze tak samo: „Skoryguj do zera i wystaw nową fakturę”.

To rozwiązanie jest jednak prawidłowe tylko w wyjątkowych sytuacjach. W niektórych przypadkach może wręcz doprowadzić do poważnych problemów podatkowych.

Co mówi MF na korekty do zera?
Minister Finansów wypowiedział się co do wystawiania faktur korygujących do zera. Przy czym odniósł się wyłącznie do jednego przypadku: wpisania na fakturze ustrukturyzowanej błędnego numeru NIP nabywcy. W tym przypadku MF rzeczywiście wskazał, że należy wystawić fakturę korygującą „do zera”, a następnie wystawić nową, prawidłową fakturę.

Dlaczego?

Ponieważ numer NIP pełni w KSeF szczególną funkcję. Jest takim jakby ,,adresem’’, na który trafia faktura. Jeżeli więc faktura została wystawiona na błędny NIP, to pojawia się problem z doręczeniem dokumentu właściwemu nabywcy. Nie można skutecznie naprawić takiej sytuacji zwykłą fakturą korygującą.

Jeżeli korekta zostałaby wysłana na błędny NIP, trafiłaby ponownie do niewłaściwego podmiotu. Jeżeli natomiast zostałaby skierowana na prawidłowy NIP, powstaje inny problem, właściwy nabywca nigdy nie otrzymał faktury pierwotnej, której ta korekta dotyczy. Właśnie dlatego w tym przypadku faktycznie konieczne jest wyzerowanie błędnej faktury i wystawienie nowej.

Co mówią przepisy?
No dobrze, ale jeśli MF nie wypowiedział się, że nie można wystawić faktur zerujących w innych przypadkach, to oznacza to, że można? Niestety, nie. Sprawdźmy co mówią przepisy ustawy o VAT.

Przepisy o fakturach korygujących są względnie proste. Jeżeli po wystawieniu faktury stwierdzono pomyłkę lub błędy w tej fakturze, należy wystawić fakturę korygującą.

Ustawodawca nie stworzył odrębnej procedury polegającej na „anulowaniu” faktury poprzez jej wyzerowanie tylko dlatego, że zawiera ona błędy.

Jeżeli błędny jest numer rachunku bankowego, data wystawienia, adres czy inna informacja znajdująca się na fakturze, naturalnym rozwiązaniem z punktu widzenia przepisów jest wystawienie faktury korygującej poprawiającej ten konkretny element.

W KSeF wyzerowanie faktury może powodować bardzo poważne skutki
Przed KSeF praktyki, polegające na zerowaniu faktur, pozostawały niezauważalne. Sprzedawca nie uwzględniał faktury w swoich księgach podatkowych. Nabywca również wyrzucał otrzymaną fakturę do kosza i nie uwzględniał jej w swoich księgach podatkowych. Obie strony rozliczały się na podstawie nowej, poprawnej faktury. System działał, ponieważ wyzerowana faktura znikała z obrotu i nie była nigdzie ewidencjonowana.

KSeF całkowicie zmienia tę sytuację. W KSeF wszystkie trzy faktury będą wystawione i odebrane, wszystkie trzy faktury będą w KSeF przez 10 lat, nie ma sposobu na usunięcie faktury z KSeF. A zatem wszystkie te dokumenty będą musiały zostać wykazane w JPK_V7.
I właśnie tutaj zaczynają się schody.

Korekta do zera to nie jest neutralna operacja
Faktura korygująca do zera jest korektą zmniejszającą podstawę opodatkowania i podatek należny.

A takie korekty rozlicza się według szczególnych, określonych zasad. Sprzedawca może obniżyć podstawę opodatkowania oraz podatek należny dopiero w okresie, w którym korekta została przesłana do KSeF. Nie ma innej procedury, nie ma procedury anulowania wystawionej faktury.

Spójrzmy więc na prosty przykład.
31 maja podatnik wystawia fakturę. 1 czerwca zauważa błąd w numerze rachunku bankowego. 1 czerwca wystawia więc i przesyła do KSeF fakturę korygującą do zera oraz nową fakturę z prawidłowym numerem rachunku.

Wszystko dobrze, tylko że:
· za maj należy wykazać VAT z pierwszej faktury,
· za maj należy wykazać VAT z drugiej, prawidłowej faktury,
· natomiast zmniejszenie wynikające z korekty do zera będzie można rozliczyć dopiero w czerwcu, ponieważ w czerwcu faktura korygująca in-minus została przesłana do KSeF.

Za maj trzeba więc rozliczyć podwójny VAT należny, za czerwiec można będzie rozliczyć zmniejszenie VAT wynikające z faktury korygującej. Wszystko przez to, że zastosowano rozwiązanie, które w ogóle nie było potrzebne.

Skąd bierze się tendencja do zerowania?
Powodów może być kilka. Po pierwsze, może to wynikać z przyzwyczajenia, ze stosowania starych nawyków do całkowicie nowej rzeczywistości. Przez trzy dekady faktury funkcjonowały poza centralnym systemem państwowym, aż do momentu ich ujęcia w JPK_V7. Wielu przedsiębiorców i księgowych wypracowało więc własne sposoby radzenia sobie z błędami, które były logiczne z punktu widzenia natłoku zajęć, ale nie były w pełni zgodne z przepisami ustawy o VAT. KSeF dużą część tych przyzwyczajeń wyrzuca do kosza.

Po drugie, może pojawić się naturalna obawa przed „zepsuciem” czegoś w systemie. Wystawienie korekty w KSeF oznacza, że dokument natychmiast trafia do drugiej strony transakcji. Dla wielu osób jest to nowa sytuacja, która budzi niepewność.

Po trzecie i to może być najważniejsze, nie wszystkie programy do fakturowania są dziś idealnie dostosowane do realiów KSeF. Wbrew pozorom jest to bardzo poważny problem. Wiele systemów pozwala wystawić korektę wyłącznie wtedy, gdy zmienia się wartość pozycji na fakturze.

Jeżeli przedsiębiorca chce poprawić wyłącznie dane nagłówkowe, na przykład nazwę ulicy, numer rachunku czy inne informacje niemające wpływu na kwoty podatku, część programów zwyczajnie nie pozwala na wystawienie takiej korekty.

W efekcie użytkownicy zaczynają szukać rozwiązań zastępczych, a najprostszym z nich wydaje się właśnie korekta do zera.

Rok 2026 to czas na naukę
KSeF jest jedną z największych zmian w polskim systemie podatkowym ostatnich lat.

Nie chodzi wyłącznie o wdrożenie nowego narzędzia informatycznego. Chodzi o zmianę praktyk, które funkcjonowały przez kilkadziesiąt lat.

Problemy z wystawianiem korekt są tylko jednym z wielu przykładów trudności, z którymi będą mierzyć się przedsiębiorcy, księgowi oraz dostawcy oprogramowania.

Z tego punktu widzenia decyzja o rezygnacji z nakładania sankcji za nieprawidłowości związane z KSeF w pierwszym okresie jego obowiązywania wydaje się bardzo rozsądna. Uczestnicy rynku potrzebują czasu nie tylko na wdrożenie systemów, ale również na nauczenie się zupełnie nowych zasad funkcjonowania faktur.

---

Autor artykułu: Zbigniew Makowski – Prezes Zarządu Instytutu Finansów i Podatków Publicznych, główny autor Nowej Ustawy VAT

Chcesz dołączyć do zespołu ekspertów pracujących nad projektem Nowej Ustawy VAT?

Napisz do nas: kontakt@nowaustawavat.pl

Wesprzyj projekt.

Dowiedz się, jak możesz to zrobić: https://nowaustawavat.pl/finansowo/